يوفر البرنامج ملفاً متكاملاً لكل أصل ثابت يتم من خلاله تعريف أوصاف الأصل الثابت و التعرف على المعلومات الخاصة به ، هذا الملف هو الملف الرئيسي للأصول الثابتة يتضمن هذا الملف وظائف عديدة تتضمن وظائف عديدة تخدم تخزين البيانات الخاصة بالأصل الثابت بالإضافة لتوفير أقصى قدر من المعلومات الناتجة عن المستندات المؤثرة في هذا الأصل.

يوفر البرنامج للمستخدم كل المعلومات الخاصة بالأصل الثابت و تتنوع هذه المعلومات من حيث طبيعتها و أهميتها وطريقة إدخالها فهناك معلومات يقوم المستخدم بإدخالها بنفسه ومعلومات يقوم البرنامج بتوفيرها للإطلاع على كل ما يتعلق بهذا الأصل الثابت.

يوفر البرنامج معلومات خاصة بالأصل الثابت يقوم المستخدم بإدخالها في بداية التعامل معه ككود الأصل الثابت و تحديد الحسابات المتأثرة به وهي حساب الأصول و حساب الاستهلاك و حساب مجمع الإهلاك و مركز التكلفة الخاص بكل حساب و هناك الكثير من المعلومات الثانوية التي تختلف أهميتها باختلاف طبيعة الأصل و اختلاف طريقة تعامل المنشآت بالأصول الثابتة فهناك معلومات خاصة بشراء هذا الأصل الثابت كسند الشراء ، و الشكل المقابل يوضح المعلومات الخاصة بعملية الشراء.
يستطيع المستخدم أيضاً إدخال بيانات طبيعية عن هذا الأصل الثابت كأوصاف الأصل الطبيعية حيث يوفر البرنامج إدخال وصف مسهب لكل أصل بالإضافة لمواصفات إضافية عديدة كما يستطيع المستخدم تخزين صورة أو أكثر من صورة لكل أصل.

يوفر البرنامج من خلال ملف الأصول الثابتة الرئيسي كمية هائلة من البيانات التي تجعل الأصل الثابت تحت المراقبة الكاملة فدائماً يقوم البرنامج بعرض حالة الأصل الثابت من حيث كونه جاري الإهلاك فيه أو أنه قد تم التخلص منه أو لم يستهلك بعد ، كما يوفر البرنامج مجموعة بيانات تعطي المستخدم نظرة شاملة على بيانات إهلاك الأصل مثل قيمة القسط وعدد أقساط الإهلاك و عدد الأقساط المتبقية و القيمة الدفترية و ...الخ.
وبذلك تكون للمنشأة معلومات شاملة لكل أصل ثابت يمكن الإطلاع عليها في أي وقت ، تعبر هذه المعلومات عن البيانات التحريرية للصنف بالإضافة للبيانات اللحظية التي تتغير بتغير موقف الأصل الثابت من خلال المستندات الخاصة به.

تستطيع المنشأة توصيف الأصل الثابت و التعامل معه على أنه آلة إنتاج وذلك بالمنشئات الصناعية كمعدل العمل باليوم و معدل التكلفة بالساعة و معدل تكلفة الوقت الضائع و أقصى عمل من الساعات في اليوم مما يخدم متطلبات العمل بالمنشئات الصناعية..الخ.

بالطبع قد تكون هناك أصول ثابتة موجودة بالفعل بالمنشأة قبل استخدام البرنامج لأول مرة ولهذا يوفر البرنامج نظاماً خاصاً بالأرصدة الافتتاحية التي يستطيع من خلالها المستخدم إدخال الأصل الثابت بالإضافة لبيانات الإهلاك الخاصة به و يكون ذلك مرة واحدة في بداية التعامل مع البرنامج وبذلك يستطيع التعامل مع أي أصل من أصول المنشأة ولا يستلزم ذلك عمل المنشأة بالبرنامج حال استخدام الأصل لأول مرة.