أسواق6: يوفر وقتك و جهدك
من أهم أهداف استخدام البرنامج المحاسبي بجانب استخراج بيانات سليمة ودقيقة هو توفير الوقت و الجهد على المستخدمين و بذا تتناسب قوة البرنامج و فاعليته مع تحقيق هاتين النقطتين و لذلك حرص مصممو أسواق6 على توفير أكبر قدر من الوقت و الجهد على المستخدمين الأمر الذي يراه المستخدم أثناء تعامله مع البرنامج مع جميع أنظمة أسواق6 المختلفة نذكر منها على سبيل المثال لا الحصر النقاط التالية:
توفير وقت إدخال البيانات
-
يمكن تحديد القالب لمستخدم واحد أو لجميع المستخدمين
- مراعاة لمبدأ توفير الوقت و الجهد على المستخدم يوفر البرنامج نظام إصدار المستندات الدورية الذي يتيح للمنشأة إمكانية إصدار مستندات بصفة دورية كأن يكون إلزاماً على المنشأة مثلاً إصدار بعض القيود شهرياً بنفس القيم مما يوفر على المنشأة الكثير من الوقت و الجهد بالإضافة لتقليل احتمالية الخطأ بأقصى قدر ممكن ، و بالتالي الغالبية العظمى من مستندات أسواق6 يمكن عملها بطريقة دورية.
- و تمشياً مع هذا المبدأ يوفر أسواق6 نظام آلي لإصدار مستندات ذات طبيعة خاصة بأسواق6 مثل نظام إصدار سندات إهلاك الأصول الثابتة و نظام آلي لإصدار سندات الرواتب و إصدار قوائم المرتبات و إصدار سندات التشغيل و غيرها.
- قد تتطلب طبيعة العمل التراجع عن إصدار بعض المستندات بدون إلغاءها فمثلاً قد ترى المنشأة أنه من الأفضل للتراجع عن فاتورة مبيعات إصدار فاتورة مردودات لهذه المبيعات بدلاً من إلغاء الفاتورة أو مسحها ، كذلك القيود و القيود العكسية التي تجعل المدين دائن والدائن مديناً وكذلك مستندي القبض و الصرف ، و مستندي التوريد للمخزن و الصرف منه فيما يعرف بالمستندات العكسية ، ويوفر البرنامج طريقة سهلة لإصدار المستند العكسي عن طريق الأمر عكس المستند الأمر الذي يوفر الكثير من الجهد حيث أنه من الممكن أن تحتوي عشرات الأصناف بتفاصيل مختلفة ، الأمر الذي يوفر الكثير من الوقت و الجهد.
- في كثير من الأحيان قد يجد مدخل البيانات نفسه أثناء التعامل مع الملفات الرئيسية و المستندات سيدخل سجلات مكررة إلى حد بعيد فقد يجد المستخدم نفسه سيقوم بتخزين سجل لعميل معين له تقريباً نفس المواصفات لعميل تم تخزينه بالفعل أو إصدار فاتورة مبيعات بنفس المحتويات لفاتورة سابقة ولكن مع تغير بسيط وبدلاً من إعادة إدخال السجل يمكن عمل نسخة مماثلة للسجل الموجود و ما على المستخدم إلا تغيير الكود الخاص بالسجل الجديد ثم إجراء أي تغيير يتطلبه السجل الجديد و بذلك يوفر على المستخدم الكثير من الوقت و الجهد لإدخال مستندات متشابهة.
- الطبيعي أن المستخدمين تستهويهم سرعة إدخال البيانات عن طريق زر البحث و يوفر أسواق6 هذا الأمر في كثير من الحقول فيستطيع المستخدم عند إدخال رقم فاتورة جديدة مثلاً الضغط على زر البحث فيقوم أسواق6 بتخيير المستخدم عن نوع الدفتر ثم يقوم أسواق6 بعد ذلك بإدخال رقم الفاتورة الجديدة مباشرة الأمر الذي يوفر على المستخدمين كتابة الرقم كاملاً ، وهذه الخاصية تتوفر في معظم حقول أسواق6 كحقل تاريخ التحرير الذي يعطي تاريخ اليوم الحالي بمجرد الضغط على زر البحث وكذلك حقل العملة و ..الخ.
- يوفر أسواق6 وسيلة فعالة لإدخال البيانات بحقول تحرير البيانات المرتبطة بحقول ذات طبيعة معبرة ، حيث يمكن للمستخدم كتابة الأحرف الأولى من المعلومة التي يريد إدخالها ، ثم الضغط على مفتاحي (Ctrl+Space) فيقوم أسواق6 بتكملة باقي تلك المعلومة أو عرض جميع المعلومات المشابهة الموجودة بقاعدة البيانات ، و التي تبدأ بنفس الجزء الذي أدخله المستخدم. فمثلاً إذا أراد المستخدم إدخال رقم العميل "C1015" و قام بكتابة الجزء "C10" ثم الضغط على المفتاحين "Ctrl+Space" فسوف يقوم أسواق6 بعرض قائمة منسدلة تحتوي على أرقام جميع العملاء الذين تبدأ أرقامهم بالمقطع "C10" ، أما إذا لم يكن هناك غير عميل واحد يبدأ بهذا المقطع ، فيقوم أسواق6 بإدخال الرقم "C1015" تلقائياً الأمر الذي يوفر بعض الوقت و الجهد ويزيد من متعة التعامل مع البرنامج.
إجراءات توفير الوقت و الجهد
- قد تحتاج المؤسسة لتغيير أسعار بعض الأصناف تمشياً مع تغيرات أسعار االسوق ولذلك يوفر أسواق6 نافذة خاصة بتغيير أسعار الأصناف لأي وحدة من وحدات الأصناف أو أي سعر من أسعار الأصناف المختلفة كما يستطيع المستخدم تغيير أسعار الأصناف الخاصة بمستند بعينه كما يستطيع المستخدم تغيير الأسعار عن طريق بعض العمليات الرياضية مثل الضرب و القسمة و الجمع و الطرح مع الأخذ في الاعتبار التقريب ، و بذلك يوفر أسواق6 على المستخدمين تغيير أسعار الأصناف كل على حدة ، فيستطيع المستخدم من خلال هذه النافذة تغيير أسعار مئات الأصناف في دقائق معدودة.
- كذلك قد تحتاج المنشأة لتغيير تقييم المخزون فبدلاً من الدخول على كل صنف لتغيير التكلفة الخاصة به يستطيع المستخدم تغيير تكلفة مئات الأصناف من خلال مستند إعادة تقييم المخزون ، وبمجرد ترحيل هذا المستند يقوم أسواق6 بتغيير تكلفة جميع الأصناف المذكورة بالمستند ، و بسهولة طبعاً يستطيع المستخدم إلغاء جميع تأثيرات المستند بمجرد إلغاء ترحيله.
يمكن إضافة ألاف الموظفين آلياً
- في كثير من الأحيان يمكن للمستخدم عمل المستندات من حيث يريد استخدامها فمثلاً عند إصدار سند صرف خاص بشيك أو كمبيالة يمكن للمستخدم إصدار الشيك أو الكمبيالة من خلال نافذة الصرف أو القبض ، فما على المستخدم في هذه الحالة سوى الضغط على الزر "جديد" من خلال صفحة الشيكات بسندات الصرف و القبض فيقوم البرنامج بفتح نافذة الشيكات أو الكمبيالات المطلوبة لإصدار الورقة المالية بدلاً من إهدار الوقت و الجهد في الذهاب لنافذة الأوراق المالية أولاً ثم الرجوع لنافذة القبض أو الصرف و للتعرف على بعض الأوامر التي تسهل التعامل مع النوافذ المختلفة نذكر النقطتين التاليتين :
- يوفر البرنامج مجموعة كبيرة من الأوامر التي تسهل على المستخدم إحضار سندات معينة للحصول على النتائج المطلوبة فعلى سبيل المثال يستطيع المستخدم إحضار جميع سندات الصرف الخاصة بفاتورة مبيعات من خلال زر التجميع و التي تدرج جميع محتويات سند الصرف بالفاتورة بفاتورة المبيعات مما يوفر الوقت و الجهد الخاصين بإضافة نفس العناصر لفاتورة المبيعات مرة أخرى كذلك الأمر يمكن إحضار سندات التوريد الخاصة بفاتورة المشتريات.
- يمكن إحضار سندات الاستلام الخاصة بالاعتماد المستندي عند تكلفة الاعتماد عن طريق الزر الخاص بإحضار المستندات.
- يوفر أسواق6 مجموعة كبيرة من الأيقونات التي تسهل على المستخدم طريقة الوصول للنوافذ التي سيتعامل معها فمن الممكن أن يكون المستخدم لا يتعامل إلا مع سندات الرواتب و نافذة الإصدار الآلي للرواتب و سندات التشغيل وقتئذ يمكن للمستخدم وضع جميع هذه النوافذ و السندات في النوافذ المفضلة و يوفر أيضاً البرنامج الذهاب للنافذة السابقة و التالية بواسطة أيقونات محددة الأمر الذي يوفر على المستخدم الذهاب إلى هذه النوافذ في كل مرة ، ومن نفس المبدأ يوفر البرنامج كثير من الأيقونات التي من شأنها اختصار وقت المستخدم.
- يدعم البرنامج قراءة كشوف الحسابات المرسلة إلكترونياً من البنوك وإرسال ملفات إيداع الرواتب إليهم من خلال نظام الموارد البشرية الخاص بأسواق6 بطريقة بسيطة خالية من التعقيد.
- يدعم البرنامج الأجهزة الالكترونية المحمولة التي تستخدم بجرد المخزون و التي توفر الكثير من الوقت و الجهد كما يوفر آلية فعالة ليتم استيراد الملفات الناتجة عنها بالبرنامج و من ثم التأثير على الكميات بالمخازن.
- يدعم البرنامج ماكينات الحضور والانصراف الالكترونية والتي تعمل بالبصمة وغيرها ، مع آلية قوية لاستيراد البيانات المخرجة منها.
سرعة الحصول على المعلومة
لا ينحصر توفير الوقت و الجهد بأسواق6 على إدخال البيانات و تنفيذ الإجراءات بل و يتعدى ذلك إظهار المعلومة بشكل سريع و منسق بدلاً من البحث عنها في ملفات أسواق6 المختلفة و نذكر على سبيل المثال النقاط التالية :
- يوفر أسواق6 مجموعة كبيرة جداً من مفاتيح الاختصار على مستوى البرنامج ككل و على مستوى كل نافذة فمثلاً يستطيع المستخدم الوصول لأول سجل من سجلات أي ملف بالضغط على الإختصار (Ctrl+Home) ، و الذهاب لأخر سجل بإختصار أخر و كذلك اختصارات للتنقل بين السجلات و اختصار أخر للتنقل بين نوافذ البرنامج المختلفة ، و يتوفر هذا المبدأ مع جميع عمليات البرنامج حتى يتسنى للمستخدمين اختصار أكبر قدر ممكن من الوقت و الجهد.
- يوفر أسواق6 مجموعة كبيرة جداً من التقارير التي تغطي كافة احتياجات المستخدمين الأمر الذي يوفر على المستخدمين الوقت اللازم لتصميم هذه التقارير ، كما أن هذه التقارير تظهر بالبرنامج بشكل معنون تحت كل قائمة لاختصار طريقة الوصول للتقارير.
-
أداة الوصول لجميع النوافذ المرتبطة بالنافذة الحالية
- بالطبع المنشأة تكون دائماً في حاجة إلى ما وصلت إليه عمليات النظام من تأثيرات على أرصدة الكميات و الحسابات و يوفر البرنامج نظام المعلومات الآنية اللحظية للإطلاع على الأرصدة بدلاً من الاضطرار لترحيل كل المستندات للوصول للمعلومات المطلوبة مما يوفر على المنشأة القيام بعملية الترحيل دون الحاجة الفعلية لها في الوقت الحالي.
- قد يتطلب العمل الإطلاع على جميع المستندات المعلمة أو ذات الإشارة المرجعية أو المرحلة أو ..الخ ، و ذلك بالنسبة لتاريخ معين أو مخزن أو مستخدم معين و لهذا يوفر البرنامج نافذة خاصة للإطلاع على هذه المستندات بطريقة سريعة بدلاً من البحث عنها في جميع المستندات المتوقع دخولها في العملية ، و هذا الأمر متكرر جداً في المنشئات التجارية.
