تعتبر قوة تعامل البرنامج مع جرد الخزائن و إدارة الدوام هو أهم ما ينظر إليه مديرو نقاط البيع حيث تخدم عمليات المراقبة و تحديد مسؤولية المتسبب في أي خلل أو خطأ ، ولذلك فقد حرص مصممو أسواق6 على تصميم نظام قوي وفعال لمراقبة ما يحدث بداخل الوردية و تنظيم إدارة الدوام.

التعامل مع الوردية سواء بفتحها أو بغلقها يتم من خلال نافذة واحدة فقط وتتشابه طريقة العمل مع النافذة سواء عند فتح الوردية أو عند غلقها فما على المستخدم إلا جرد النقود و بطاقات الائتمان و غير ذلك من طرق الدفع المختلفة ثم إدخال القيم الخاصة بكل طريقة من طرق الدفع المختلفة.

يوفر نظام الورديات الكثير من المعلومات و الإجراءات الآلية التي تساعد المستخدم في التعامل مع البرنامج وهي على سبيل المثال:

يقوم البرنامج أثناء فتح وإغلاق الوردية بعرض بعض المعلومات التي تميز الوردية مثل "رقم الوردية" ، "تاريخ التحرير" و رقم الماكينة" و كود الكاشير" ، وهي غير متاحة للمستخدم ، وتكمن أهمية هذه المعلومات في تنبيه المستخدم بطبيعة الوردية التي يتعامل معها.

يقوم البرنامج أثناء فتح الوردية بسرد جميع طرق الدفع التي تم تعريفها بالنظام ليقوم المستخدم بوضع القيمة الخاصة بكل نوع و التي قد تم جردها موفراً على المستخدم إدخال طرق الدفع بنفسه أو اختيارها.

عند قيام المستخدم بإغلاق الوردية يقوم البرنامج بعرض القيمة الدفترية لكل نوع من أنواع الدفع المعرفة بالبرنامج ليقوم المستخدم بإدخال القيمة الفعلية من خلال الجرد الذي يكون في نهاية الوردية ، و بصورة آلية يقوم البرنامج بعرض الفرق بين القيمتين الدفترية و الفعلية لكل نوع من أنواع الدفع موضحاً بذلك العجز أو الزيادة.

يسمح أسواق6 بالتعامل مع عدد كبير جداً من ماكينات الدفع قيد الاستعمال فيمكن التعامل مع عدد يصل إلى "999" ماكينة بنقطة البيع ، كذلك فإن أسواق6 يسمح بفتح حوالي "مائة ألف وردية" خلال السنة المالية (حوالي 273 وردية يومياً) وهو رقم كبير جداً من الناحية العملية ، الأمر الذي يجعل النظام لا تحده حدوداً في توسيع نشاط نقطة البيع.

توافق إدارة الدوام مع الأنظمة المختلفة

لا يشترط أسواق6 في تعريف الوردية قيوداً معينة ، بعدد ساعات معينة مثلاً ، أو بتقييد المنشأة بوضع نظام يلزم المستخدمين بالعمل بعدد ساعات معينة و بتوقيت معين ، بل يترك مثل هذه الأمور تحت تقدير مدير النظام ، ولا يتعامل أسواق6 من حيث التوقيت إلا مع توقيتي البدء و الانتهاء الخاصين بالوردية ، الأمر الذي يعطي أكبر قدر من المرونة في حرية تناوب المستخدمين على الماكينة في الورديات المختلفة ، وهو ما يحدث غالباً من الناحية العملية.

غالباً ما تخصص المنشأة أشخاصاً معينين دون غيرهم للعمل بكل ماكينة بالورديات المختلفة و بالتالي يتعين على البرنامج أن يضع نظاماً متكاملاً لتأمين تناوب الورديات من مستخدم لأخر بالإضافة لعدم تمكين أي شخص من العمل على الوردية سوى المستخدم القائم عليها إلا إذا كان ذلك متاحاً بنقطة البيع ، وفي سبيل تأمين هذه العملية يدعم البرنامج الخصائص التالية:

لا يستطيع القيام بفتح الوردية إلا المستخدمين الذين لديهم الصلاحية اللازمة لذلك و يقوم البرنامج بتسجيل البيانات الخاصة بالمستخدم مثل الكود الخاص بالمستخدم و تاريخ و توقيت بداية الوردية وهو ما يجعل هذا المستخدم ملتزم بسلامة و صحة البيانات المدخلة خلال الفترة الخاصة بهذه الوردية.

إمكانية تبادل المستخدمين بالوردية الواحدة

نظام الصلاحيات الخاص بالورديات يسمح بالتعامل مع أكثر من مستخدم خلال نفس الوردية فإذا اضطر مستخدم ما للانصراف من على الماكينة لأي سبب و كانت طبيعة العمل على هذه الماكينة لا تسمح بذلك يمكن دخول مستخدم أخر على الوردية شريطة أن يدخل بالاسم و كلمة المرور الخاصة به و لا يؤثر ذلك على عملية المراقبة على المستخدمين فيمكن لمدير النظام إصدار التقارير التي توضح الفواتير التي أصدرها كل مستخدم على حدة.
لا يسمح البرنامج بأي حال من الأحوال بإعادة فتح أو إغلاق نفس الوردية موفرا بذلك أكبر قدر من الشفافية مع المستخدمين وهو ما يجع المستخدمين لا يقومون بأي من هذه العمليات إلا بعد التأكد من صحتها.

تقارير تغطي احتياجات المستخدمين

يوفر البرنامج عدد من التقارير التي تسجل النشاط الذي تم خلال كل وردية من حيث عدد الفواتير التي قام بإصدارها المستخدم و عدد الفواتير التي قام بردها و قيمتها و ..الخ ، الأمر الذي يعطي مدير النظام بسهولة كافة المعلومات عن عمل أي مستخدم بأي من الورديات المختلفة.
كل هذه الأساسيات و غيرها لا تسمح للمستخدمين بالتلاعب ببيانات الوردية كما يجعلهم مسئولين مسئولية تامة أمام مدير النظام.

إن المعلومات الخاصة بكل وردية لابد و أن يتم ترجمتها إلى أصناف خرجت من المخزون و أموال دخلت الخزينة العامة بالمنشأة و حسابات تأثرت بهاتين العمليتين ولذلك فإن نظام نقطة البيع ليس مستقلاً بذاته حيث يوفر من الإجراءات التي تجعل من فواتير نقطة البيع تؤدي إلى فواتير عادية ذات تأثيرات على الحسابات و المخزون وأهم ما يميز هذا النظام بنقطة البيع:

توصيف التأثيرات المحاسبية

من خلال ملف الخزائن و ملف أنواع السداد اللذين يدعمهما أسواق6 يمكن توصيف كافة التأثيرات المحاسبية للفواتير المختلفة بالإضافة للروابط المحاسبية المطلوبة مثل روابط و دفاتر المستندات المصدرة و الروابط المحاسبية الخاصة بالقيود و تحديد حساب الماكينة و حساب العجز و الزيادة و مراكز التكلفة المتأثرة.

نقل الورديات لأسواق6 كمستندات عادية

يستطيع مدير النظام نقل المعلومات الخاصة بكل وردية قد تم إغلاقها إلى برنامج أسواق6 ليتم ترجمتها إلى فواتير مبيعات و مردودات و مستندات قبض و مستندات دفع بالإضافة للقيود ذات التأثيرات المحاسبية المطلوبة.

بيانات لحظية عما تم نقله لأسواق6

من خلال نافذة المستندات المرتبطة بالوردية يستطيع مدير النظام التعرف على كافة الفواتير و المستندات الحقيقية التي قد تم عملها بأسواق6 من خلال نظام نقطة البيع و بالتالي فإنه غير مضطر للرجوع لبرنامج أسواق6 للتعرف على ما أحدثته كل وردية من تأثيرات.